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浅议云南省民族宗教网上协同办公系统的推广应用与完善

纪事

□  文·图  /  云南省民族宗教信息中心  朱勇

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随着信息化发展迈入新阶段,办公自动化体系建设更加完善,网上协同办公系统的应用成为科技发展的新趋势。近年来,云南省民族宗教委信息化建设取得一定成效,目前,云南省民族宗教网上协同办公系统已建设完成,并于2017年12月进行试运行,系统经过4个月的试运行,累计登录次数为16542次,累计登录用户为207人,已办理公文共8723条,其中发文395条,收文1568条,公文交换359条,个人专送128条,综合信息113条,领导批示1538条,数据文件已到达4.73G,数据文件日增长量为100M左右,系统试运行稳定正常,并于2018年4月9日通过专家验收。

网上协同办公系统的应用改变了办公方式,实现了文件传输办理、信息采集和整理的迅速和全方位等功能,为部门的管理提供科学的决策和准确的依据;实现办公文件传输、信息采集和整理的科学化和自动化,从而有效提高行政办公的专业化水平和质量,更好地为少数民族和民族地区服务,为云南民族团结进步示范区建设作出积极贡献。

一、应用现状

省民族宗教系统网上协同办公系统是基于电子政务外网运行,与国家民委信息门户、云南省政府电子公文交换系统接口对接,实施机关各处室、委属各单位与各州市、县民族宗教部门之间办公文件传输、信息的收集与处理、活动与共享、实施科学决议计划的具有战略意义的协同办公平台。网上协同办公系统的总体目标是通过信息技术和通讯水平为主要的手段,以提高各级民族宗教部门的信息交流,建立起质量较高的协同办公平台,并为领导决策提供有效参考。

网上协同办公系统应用内容包括实现机关内部公文电子化流转、审批、催办、传阅,实现省民族宗教委与各州市、县级民族宗教部门之间公文交换和信息报送,同时支持对公文及相关数据的查询统计、打印、公文导入导出、实时监控、督办等应用。以网络为基础、以工作流为中心,提供了文档管理、目录服务、群组协同等基础支持,实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能,极大地方便了工作,转变机关工作方式,规范了组织管理、提高了工作效率,为全省民族宗教系统信息化建设提供坚实的保障。

二、存在的主要问题和改善方法

(一)增强安全防护硬件设备及技术力量

随着网上协同办公系统的逐步推广应用,大家对信息技术的依赖更为强烈,计算机网络成了办公的主要工具。为确保网上协同办公系统稳定高效地推广应用,除了保障网络的正常运转之外,还要不断对计算机网络进行专门的监管和维护,让专业人员进行技术检测。目前,网上协同办公系统中最重要的问题是安全问题,由于系统运转办理的文件属于内部文件、内部信息,安全是最大的要求。目前电子政务外网与互联网是逻辑隔离,安全维护还存在一定的隐患,而安全防护方面的硬件及技术还不够全面,为使系统安全、稳定、高效运行,还需不断增强安全防护硬件设备及技术力量。

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(二)提高系统使用人员安全保密意识

目前推广应用的网上协同办公系统为非涉密系统,但系统运转办理的公文和会议文件都属于内部文件信息,因此,在实现网上协同办公后,针对各处室、各单位的工作人员,由管理员给其注册一个身份用户,一个口令,各人只能看到符合其权限范围内的文件信息,这种身份能限制和减少文件信息的知晓范围。但在使用系统传输文件时,如果工作人员将敏感材料及涉密材料上传到系统后,会带来严重的泄密隐患,所以提高系统使用人员的安全保密意识极其重要。

(三)进一步开发完善APP移动客户版

为方便领导及系统使用人员外出时也能及时办理、查阅、批示相关文件,进一步开发完善APP移动客户版也势在必行,并确保PC电脑端与APP移动端系统功能完全融合、数据同步,为此,建议进一步开发完善APP移动客户版,并整合、集成推广应行,不断提高工作效率,优化办事程序。

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(四)优化系统,加大投入

为保障网上协同办公系统安全、稳定、高效运行,必须加大对系统的优化和技术的不断完善,把新型的技术和新型的系统应用到网上协同办公系统中,改善办公系统的运行环境。建议投入一定的财力、物力,对网上协同办公系统所需要的服务器及网络安全硬件设备设施以及软件系统进行定期升级、维护、安全检测。在系统的设计和技术研究上,要投入大量的人力资源,建立专业的技术人才队伍,开发研究新型的网上协同办公系统的技术,促进系统技术的更新等。

(五)培训专业的系统管理使用人员

为确保办公系统良好的应用,要培训相应的技术管理人员和使用管理人员来保障网上协同办公系统有效运行。另外,各处室、各单位、各州市县也应配有办公系统的熟练操作使用人员,并加强培训,使其掌握和熟练运用办公系统。

(责任编辑  赵芳)


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